Acta de reunión de proyecto: plantilla y ejemplo para copiar

Q: ¿Qué quiere decir en tiempo, en riesgo o atrasado?

En tiempo: se va a cumplir la fecha comprometida. En riesgo: todavía se puede cumplir, pero hay algo que puede retrasarlo. Atrasado: ya no se va a cumplir y el hito necesita una fecha nueva.

El equipo de Loro Actualizado el 27 de octubre de 2026 7 min de lectura

Acta de reunión de proyecto: plantilla y ejemplo para copiar

En corto

El acta de una reunión de proyecto dice cómo va cada entregable o hito (en tiempo, en riesgo o atrasado), qué riesgos hay y quién se encarga, qué cambió y quién lo aprobó, y quién hace qué para cuándo. Copia la plantilla de abajo en Word o Google Docs y llénala al terminar. Si la reunión es por videollamada, Loro toma las notas sin bot y, al colgar, te deja los temas y los próximos pasos de cada persona.

Qué lleva el acta de una reunión de proyecto

En la reunión de seguimiento (también se le dice de coordinación o de avance), el equipo revisa el proyecto hito por hito, a veces con el cliente o el proveedor. Por eso el acta se ordena por hitos y anota lo que cambió desde la reunión anterior.

Proyecto, fecha y quiénes estuvieron, con el rol de cada uno: equipo, cliente, proveedor.
Pendientes de la reunión anterior: cada tarea, hecha o no.
Estado de cada entregable o hito: la fecha comprometida y si va en tiempo, en riesgo o atrasado, con el motivo.
Riesgos y problemas, cada uno con responsable. Un riesgo es algo que puede pasar; un problema ya pasó.
Cambios de alcance, presupuesto o fechas: qué cambió, cuánto cuesta en dinero o en días y quién lo aprobó.
Decisiones.
Tareas, con responsable y fecha.
Próximos hitos y próxima reunión.

Plantilla para copiar

ACTA DE REUNIÓN DE PROYECTO

Proyecto: 
Fecha:                 Hora:                 Lugar o enlace: 
Dirige:                                      Redacta: 
Asistentes (nombre y rol): 
No asistieron:                               Les pasa el acta: 

1. PENDIENTES DE LA REUNIÓN ANTERIOR
- Tarea:                         Responsable:          ¿Hecha? 
- Tarea:                         Responsable:          ¿Hecha? 

2. ESTADO DE ENTREGABLES E HITOS
   (terminado, en tiempo, en riesgo o atrasado)
- Hito: 
  Fecha comprometida:            Estado: 
  Motivo: 
- Hito: 
  Fecha comprometida:            Estado: 
  Motivo: 

3. RIESGOS Y PROBLEMAS
- Riesgo o problema: 
  Responsable:                   Qué se hace: 

4. CAMBIOS DE ALCANCE, PRESUPUESTO O FECHAS
- Cambio: 
  Impacto (dinero o días): 
  Aprobó (quién y cuándo): 

5. DECISIONES
- 
- 

6. TAREAS
- Qué:                           Quién:                Para cuándo: 
- Qué:                           Quién:                Para cuándo: 

7. PRÓXIMOS HITOS
- Hito:                          Fecha: 
- Hito:                          Fecha: 

PRÓXIMA REUNIÓN:

Un ejemplo completo

ACTA DE REUNIÓN DE PROYECTO

Proyecto: Nuevo sistema de inventario · Librerías Páramo
Fecha: martes 13 de octubre de 2026     Hora: 16:00     Lugar o enlace: Zoom
Dirige: Natalia Ríos (jefa de proyecto)       Redacta: Paula Méndez
Asistentes: Natalia Ríos, Andrés Gil (sistemas), Paula Méndez (compras),
Jorge Pinto (proveedor del sistema)
No asistieron: Ricardo Salas (gerente general)   Les pasa el acta: Natalia

1. PENDIENTES DE LA REUNIÓN ANTERIOR
- Tarea: lista de cajeros de cada tienda   Responsable: Paula   ¿Hecha? Sí, son 20
- Tarea: módulo de devoluciones            Responsable: Jorge   ¿Hecha? Sí, el 9

2. ESTADO DE ENTREGABLES E HITOS
- Hito: catálogo en el sistema (12 400 libros)
  Fecha comprometida: 9 de octubre       Estado: terminado
- Hito: capacitación de los 20 cajeros
  Fecha comprometida: 24 de octubre      Estado: en riesgo
  Motivo: no hay una sala libre para capacitar a todos.
- Hito: prueba en la tienda del centro
  Fecha comprometida: 2 de noviembre     Estado: atrasado
  Motivo: el módulo de devoluciones llegó una semana tarde.
  Nueva fecha: 9 de noviembre.
- Hito: arranque en las 5 tiendas
  Fecha comprometida: 16 de noviembre    Estado: atrasado
  Motivo: depende de la prueba. Nueva fecha: 23 de noviembre.

3. RIESGOS Y PROBLEMAS
- Riesgo: los lectores de código de barras de 2 tiendas son viejos y
  quizá no funcionen con el sistema.
  Responsable: Andrés     Qué se hace: probar uno el martes 20.
- Problema: el módulo de devoluciones llegó una semana tarde.
  Responsable: Jorge      Qué se hace: ya está entregado; se movieron las fechas.

4. CAMBIOS DE ALCANCE, PRESUPUESTO O FECHAS
- Cambio: la prueba pasa al 9 de noviembre y el arranque al 23.
  Impacto: una semana más; el presupuesto no cambia.
  Aprobó: Ricardo Salas, por correo, el 12 de octubre.
- Cambio: agregar un reporte de libros sin ventas en 90 días.
  Impacto: USD 600 y 3 días de trabajo del proveedor.
  Aprobó: pendiente. Lo decide Ricardo el viernes 16.

5. DECISIONES
- La capacitación se hace en la tienda del centro el sábado 24, en dos
  grupos: 9:00 y 14:00.
- El reporte de libros sin ventas no entra en el arranque. Si se aprueba,
  se hace después.

6. TAREAS
- Qué: actualizar el cronograma con las nuevas fechas
  Quién: Natalia     Para cuándo: miércoles 14
- Qué: mandar a Ricardo la cotización del reporte
  Quién: Jorge       Para cuándo: miércoles 14
- Qué: avisar a los cajeros el horario de la capacitación
  Quién: Paula       Para cuándo: viernes 16
- Qué: probar un lector viejo con el sistema
  Quién: Andrés      Para cuándo: martes 20

7. PRÓXIMOS HITOS
- Hito: capacitación de los cajeros      Fecha: sábado 24 de octubre
- Hito: prueba en la tienda del centro   Fecha: lunes 9 de noviembre
- Hito: arranque en las 5 tiendas        Fecha: lunes 23 de noviembre

PRÓXIMA REUNIÓN: martes 20 de octubre, 16:00, por Zoom

Consejos para que el acta sirva

Usa siempre los mismos estados: terminado, en tiempo, en riesgo o atrasado. Muchos equipos marcan los tres últimos en verde, amarillo y rojo, para verlos de un vistazo.
Cada «en riesgo» o «atrasado» lleva su motivo. «Atrasado» solo no dice qué hacer; «atrasado porque el módulo llegó una semana tarde», sí.
No borres la fecha comprometida. Si una fecha se mueve, anota la nueva al lado de la original. Si la reemplazas, el proyecto parece ir siempre a tiempo.
Ningún cambio sin «Aprobó». Escribe quién aprobó cada cambio de alcance, presupuesto o fechas, y cuándo. Si todavía nadie lo aprobó, pon «pendiente» y quién lo decide. Cuando alguien pregunte por qué se movió una fecha, la respuesta va a estar en el acta.
Mándala el mismo día, también a quien aprueba los cambios y a quien no estuvo.

Cómo hacerla con Loro

Descarga Loro gratis para Windows o Mac.
En la videollamada del proyecto (Meet, Zoom, Teams, Slack o WhatsApp), toca Tomar notas cuando Loro pregunte. No mete un bot, así que avisa al empezar que estás tomando notas, sobre todo si están el cliente o el proveedor.
Al colgar, Loro arma la nota: los temas y los próximos pasos con el nombre de cada persona. Los tuyos los pasas a tu To-do con un toque.
Para tenerla con el formato de acta de proyecto, escribe en la barra de preguntas de la nota «arma el acta del proyecto con el estado de cada hito, los riesgos, los cambios y quién los aprobó, las decisiones y las tareas», y cópiala a tu documento.

Si la reunión fue en persona, dicta el acta al terminar: abre el documento, mantén Ctrl + Win (fn en la Mac) y ve hito por hito. Por ejemplo, dices: «eh, la capacitación de los cajeros está en riesgo porque, este, no hay sala libre». Loro escribe: «La capacitación de los cajeros está en riesgo porque no hay sala libre».

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Preguntas frecuentes

¿En qué se diferencia del acta de una reunión de equipo?

El acta de equipo va persona por persona: en qué está cada uno y qué lo frena. La de proyecto va hito por hito, con fechas comprometidas, riesgos y cambios aprobados, y muchas veces está el cliente o el proveedor.

¿Qué es una reunión de coordinación del proyecto?

Muchos equipos llaman así a la reunión fija en la que se revisan el avance, los riesgos y los cambios, y se reparten las tareas. También se le dice reunión de seguimiento o de avance. Esta plantilla sirve para cualquiera de ellas.

¿Qué quiere decir en tiempo, en riesgo o atrasado?

En tiempo: se va a cumplir la fecha comprometida. En riesgo: todavía se puede cumplir, pero hay algo que puede retrasarlo. Atrasado: ya no se va a cumplir y el hito necesita una fecha nueva.

¿Quién aprueba los cambios del proyecto?

Depende de cada proyecto: suele ser quien lo paga o lo patrocina, como el cliente o la gerencia. En el acta anota quién aprobó cada cambio y cuándo, o «pendiente» si todavía nadie lo hizo.

¿Cada cuánto se hace la reunión de proyecto?

Depende del ritmo del proyecto. Muchos equipos la hacen cada semana o cada dos semanas, el mismo día y a la misma hora, y empiezan revisando las tareas del acta anterior.

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