¿Qué es un bot de reuniones? Cómo funciona y la alternativa sin bot

Cómo funciona un bot de reuniones

1. Conectas tu calendario a la app del bot.
2. Cuando empieza una reunión, el bot entra con su propio nombre, como un invitado más.
3. Graba o transcribe lo que se dice.
4. Al terminar, te manda la transcripción y un resumen.

Apps como Otter o Fireflies funcionan así: su asistente entra a tus llamadas de Zoom, Teams o Meet. Las dos tienen también una app de escritorio para tomar notas sin bot.

Lo bueno y lo malo

Lo bueno:

• Puede entrar a una reunión aunque tú no estés.
• No hace falta instalar nada en tu computadora.

Lo malo:

• Todos lo ven. Un participante extra con nombre de grabadora cambia la conversación, sobre todo con clientes o en temas delicados.
• A veces hay que dejarlo entrar desde la sala de espera, o la reunión no lo permite.
• Solo funciona en las apps que conoce, normalmente Zoom, Meet y Teams; no en una llamada de WhatsApp.
• Suele grabar la reunión y guardarla en sus servidores.

La alternativa: notas sin bot

Las apps sin bot corren en tu computadora y escuchan el micrófono y el sonido de la llamada. Nadie nuevo entra a la reunión y funcionan con cualquier app de llamadas.

Así funciona Loro: si conectas tu Google Calendar te avisa un minuto antes; con un clic escucha desde tu computadora y, al colgar, te deja la nota con los temas y los próximos pasos de cada persona. El audio no se guarda nunca. Otras apps sin bot son Granola, Jamie y Wispr Flow (con su Notetaker).

Con bot o sin bot, avisa

Que no haya un bot no quiere decir que no haya que avisar. Di al empezar que estás tomando notas: es lo correcto y, en muchos lugares, lo que pide la ley.